O inventário é um processo de auxilio para que a loja possa buscar diminuir custos de operação através da redução de quebras, ajuste das compras, evitar excesso de estoque, diminuição das trocas, entre outras.
O inventário é a contagem física dos estoques da loja. Ao contar este estoque e compará-lo com o sistema, encontra-se diferenças ou não e, assim, facilita identificar os problemas que causaram as diferenças e buscar as soluções para evitá-las.
È fato que para um número excessivo de varejistas o inventário é considerado como mera obrigação de entrega de informação ao contador. Para eles executar o inventário é extremamente trabalhoso e não traz retorno algum ao negocio.
Muitos desistem do processo logo que iniciam porque não conseguem fechar o inventário. As principais causas disto são:
Falta de organização da área a ser inventariada
Falta de treinamento das equipes de contagem
Itens a serem contados espalhados em vários locais
Duplicidade de cadastro de algum item não identificada antes do inventário
Contagens manuais em vez do uso de sistemas de contagem baseados em leitura de
código de barras
Falta de equipamentos adequados para contagem como coletores de dados, balanças e
empilhadeiras para descida de paletes das estantes
Movimentação de mercadorias que estejam sendo inventariadas, durante a realização do
inventário
Ausência de código de barras nos produtos
Não lançamento de notas fiscais de entrada e requisições no sistema antes do inventário
Falta de elaboração de um cronograma de inventário
Vale ressaltar que as lojas que não conhecem seu estoque físico estão vulneráveis aos desvios e perdas por parte de terceiros. Além de “navegarem no escuro” quanto ao processo de compra.
Dicas para Execução do Inventário
Avise todos os envolvidos no processo sobre a data e horário com antecedência mínima de 15 dias.
Para selecionar os funcionários que participarão do inventário, realize testes de matemática, avaliando o nível de conhecimento. Aqueles que apresentarem dificuldades em contas simples não podem ser escalados para a contagem.
Sempre que necessário, treine a equipe com simulações de contagem de algumas famílias, corrigindo os erros e tirando as dúvidas antes do inventário completo. Esta ação reduz erros e o tempo de execução.
Comece a arrumar a loja com um mês de antecedência. Agrupe os produtos por famílias no deposito, assim como é feito na loja, identifique a quantidade de itens nas caixas abertas e arrume os produtos na área de venda.
Na véspera do inventário, reduza a quantidade de itens na área de venda, deixando apenas a quantidade para garantir a venda no dia sem rupturas.
Produtos negociados pela área de compras na semana do inventário devem ser entregues após o inventário, desde que não haja risco de faltar.
A contagem do deposito pode ser antes da área de vendas, mesmo que a loja ainda esteja aberta. Porém a mesma deve estar abastecida, pois uma vez iniciado a contagem, não deve ser retirado produto algum do deposito.
Utilize coletores de dados para facilitar o lançamento das contagens no sistema.
Faça auditória das contagens, conferindo os valores lançados. Caso haja divergência é preciso recontar os itens do colaborador que as realizou.
